KI-Register erstellen: Vorlage und Checkliste
Ein KI-Register schafft einen gemeinsamen Überblick über die KI-Systeme Ihres Unternehmens. Es zeigt, welches Team ein Werkzeug verwendet, wofür es eingesetzt wird und wer Fragen zu Daten, Risiken und Freigaben beantworten kann. Der erste Schritt ist eine vollständige Bestandsaufnahme – auch der eingekauften Tools.
Was gehört in das KI-Inventar?
Starten Sie bei den tatsächlichen Arbeitsabläufen: Textentwürfe im Marketing, Übersetzungen, Kundenservice, interne Suche oder Unterstützung bei Bewerbungen. Erfassen Sie sowohl eigenentwickelte Anwendungen als auch integrierte KI-Funktionen bestehender Software. Fragen Sie die Fachbereiche nach dem konkreten Einsatz, statt ausschließlich Einkaufslisten auszuwerten.
Ein Toolname allein ist zu wenig. Dasselbe Produkt kann in verschiedenen Bereichen unterschiedliche Daten und Entscheidungen verarbeiten. Legen Sie getrennte Einträge an, wenn sich Zweck, Verantwortlichkeit oder Nutzung deutlich unterscheiden. So bleibt eine spätere Bewertung nachvollziehbar.
Vorlage: diese Felder helfen im Alltag
Die folgende Arbeitsvorlage ist ein Ausgangspunkt für Ihre interne Organisation. Welche Nachweise Sie zusätzlich benötigen, hängt von Ihrem Einsatz und Ihrer Rolle ab.
- Systemname und Anbieter: Produkt, Version und Ansprechperson beim Anbieter.
- Einsatzzweck: Welche Aufgabe unterstützt die KI, und welche Entscheidung folgt daraus?
- Abteilung und Verantwortliche: Fachbereich, zuständige Person und Vertretung.
- Nutzer und Betroffene: Wer arbeitet mit dem System, und wen betreffen die Ergebnisse?
- Daten: Eingaben, personenbezogene Informationen und bekannte Speicherorte.
- Kontrolle: Wer prüft Ausgaben, entscheidet über die Verwendung und meldet Fehler?
- Bewertung: Risikoeinstufung, Begründung, offene Fragen und zugehörige Dokumente.
- Pflegestatus: Freigabe, letzte Prüfung, nächste Wiedervorlage und relevante Änderungen.
Beispiel: ein Textassistent im Marketing
Ein brauchbarer Eintrag lautet nicht nur „Textassistent“. Halten Sie fest: Das Marketing erstellt Entwürfe für öffentliche Produktbeschreibungen; Mitarbeitende prüfen die Texte vor Veröffentlichung; vertrauliche Kundendaten sollen nicht eingegeben werden. Ergänzen Sie Anbieter, Teamverantwortliche und die dokumentierte Freigabe.
Damit können Datenschutz, IT und Geschäftsführung gezielt nachfragen. Werden später Kundenanfragen mit personenbezogenen Angaben verarbeitet, ist dies eine Änderung des Einsatzes. Aktualisieren Sie den Eintrag und prüfen Sie die Bewertung erneut, statt die alte Freigabe unverändert zu übernehmen.
So bleibt das Register aktuell
Benennen Sie eine Person je System und einen zentralen Prozess für neue Tools. Ein kurzer Meldeweg ist leichter einzuhalten als eine jährliche Sammelaktion. Verknüpfen Sie Änderungen am Anbieter, an den Eingabedaten oder am Einsatzzweck mit einer erneuten Prüfung.
Eine Tabelle eignet sich für die erste Bestandsaufnahme. Bei mehreren Teams helfen verknüpfte Aufgaben, Dokumentversionen und Zuständigkeiten, damit aus der Liste ein Arbeitsprozess wird. In Komplyo erfassen Sie Systeme über einen geführten Fragebogen und führen Inventar, Bewertung und Dokumentation im selben Workspace zusammen.